複数人でのプレゼンテーションは、ミーティングの参加者全員が同じ会議室にいる時には理にかかっており、分かりやすいものですが、ビデオ会議においては、複数の話者に意識を向けるのは簡単なことではありません。
一方、ウェビナー、報告、ピッチなどは、プレゼンを複数人で分担することで、より多くの情報を伝えることができ、さらに魅力的なものになります。mmhmm で、一度に複数のスピーカーをスクリーンに映し出すことができるようにしてあるのは、そのためです。mmhmm を使えば、知識豊富な同僚とペアを組んで、同じ画面上で、同じ背景とスライドを使いながら、共同プレゼンを行うことができます。しかも、ビデオ会議などでライブで行うことも、録画することも可能です。
著名なピッチコーチである Martin Barnes 氏は、複数人プレゼンをビデオを通じて行うと、とても複雑になることを熟知しています。ビデオを使った共同プレゼンの難しさについて話した際、彼はこう説明しました。「チームとして活動しなければならないのです。その上、それをスクリーンとカメラ付きのノートパソコンに表示された小さな箱の中で行わなければならない。」これに対処するため、Barnes 氏は共同プレゼンのプランはできるだけシンプルにすることを提案しています。 「中途半端に複雑なものよりも、シンプルなものを上手に遂行できた方が、はるかに優れており、好ましいのです。」
考慮すべき要素はたくさんありますが、このガイドでは、なぜ共同プレゼンを行うべきなのか、どのような場合にパートナーと一緒にプレゼンすべきなのか、また、ビデオを使った共同プレゼンをどのように成功させるかについて説明します。
共同プレゼンテーションが効果的な理由
チームを組んでビデオプレゼンを行う場合、状況によって様々な利点があります。ここでは、ほとんどの共同プレゼンに当てはまる明確なメリットをいくつかご紹介します。
連絡が少なくて済む： 多くのメンバーがいるプロジェクトの最新情報を報告する場合、各メンバーと個別に会って情報をヒアリングする代わりに、何人かの主要メンバーをプレゼンに招待して、自分たちの仕事についてそれぞれの口から説明してもらうことを検討しましょう。視聴者は詳細を知ることができ、あなたは情報を取りまとめる時間を節約できます。
会話の流れ： 共同プレゼンは、各自のプレゼンを単純に繋ぎ合わせた以上のものになります。あなたと共同プレゼンター、そして、その間に生みだされる相互作用です。あなたと共同プレゼンターとの自然なやり取りが、洞察やユーモアを生み、視聴者の関心を引き付けます。あなたと共同プレゼンターが会話を始めると他の参加者もアイデアを提供しやすくなるため、これは特にビデオ会議などライブで行う場合に役立ちます。
ライブサポート： 一人でプレゼンする場合、すべての論点にあなた自身が責任を負うことになります。ぎこちない間が発生してしまっても、それを埋めなくてはいけないのはあなたです。技術的な不具合への対応も然り。優れた共同プレゼンターは、予期せぬ事態に対処したり、有益なコメントで気まずい沈黙を埋めたり、技術的な問題に対応したりしてくれるので、あなたは心配せずにプレゼンを進めることができます。
いつ、そして、誰と手を組むべきか
ほとんどのプレゼンテーションは、情報を提供する、説得する、奮起させる、のいずれかを目的としています。情報を提供することが目的なら、そのトピックについて直接的な経験を持っているのは誰か、説得や奮起を目的とする場合は、あなたのメッセージに迫る説得力のあるストーリーを語れるのは誰か、を考えてみましょう。
また、共同プレゼンが特にぴったりなケースがあります。ここでは、その例をいくつか紹介します。
パートナーシップ：他の団体、チーム、組織などとのプレゼンの場合は、それぞれのグループのメンバーを招き、パートナーシップの発表に協力してもらいましょう。一体感が伝わり、核となるメッセージの下で各代表が一致団結していることを示す機会になります。また、mmhmm で発表すれば、発表者全員が別々のボックスで囲われることなく、1 つの背景の上に一緒に登場することができます。
ピッチ： 各プレゼンターがピッチのさまざまな側面について論じることができます。これには、視聴者の注意を引きつける以上の効果があります。複数の人が同じアイデアを提唱すると、より賛同を得やすくなるのです。グループとしてプレゼンすることで、さまざまな人が、共有されたビジョンのために努力を厭わないというメッセージを送ることができます。
プロジェクトの進捗報告：プロジェクトに関わる人が多ければ多いほど、そのプロジェクト全体の状況を把握するのに多くの労力が必要になります。プロジェクトに参加している人たちを招待して最新情報を共有してもらえば、あなたの負担も軽くなります。関係者全員と共同プレゼンをする必要はなく、1 人か 2 人、重要な詳細を話せる人がいればいいのです。
共同プレゼンの秘訣
役割と責任を明確にする：関係者全員が明確な「自分の範囲」を持ち、それを守ることに同意してもらうことで、誰が何をするのかという混乱を避けましょう。 Martin Barnes 氏は、リーダーと、彼が「指揮者」と呼ぶ人に任せることを提案しています。リーダーはプロジェクト全体に対する最終的な決定権を持ち、一方、指揮者はプレゼンテーションを管理し、進行し、全員がアジェンダにフォーカスできるようにします。その他の役割分担は、プレゼンによりますが、あまり多くの役割を持たないように注意。Barnes 氏によれば「複数の役割を演じることはできるが、そんなに多くは演じられません。これまでに経験がないのであれば、役割は 1 つだけにしてください。」
録画かライブかを決める：私たちの経験から言いますと、新しい情報や複雑な情報を説明する必要がある場合は、録画の方がよいでしょう。視聴者は自分にとって最適な時間と場所で情報を消化することができます。視聴者との会話、フィードバック、意思決定が必要な場合は、ライブのプレゼンをビデオ会議で行うことをお勧めします。このトピックについては、「ハイブリッド・ビデオ成功の秘訣： 録画とライブの使い分け」の記事もご覧ください。
シンプルにする：プレゼンを不必要に複雑にしてしまう術はたくさんあります。発表者が多すぎる、議題が長すぎる、デモが凝りすぎている、等など…。Barnes 氏は頻繁にスピーカーの交代をしないよう勧めています。切り替えのたびに、視聴者の興味を削ぐ可能性があることをお忘れ無く。
トランジションに注意する：グループでプレゼンを行うにも関わらず、各プレゼン者は自分の発言だけに集中しがち。そして、それは他のパートナーに話のバトンを渡すときに顕著になりがちです。一人が話すのを止め、もう一人が話し始めるタイミングをお互いに確認しておくことで、不必要なハプニングを避けられます。あなたの話の終わりから、次の発表者の話始めに、自然に繋がるようにしましょう。次に何が起こるかを文字通り説明するくらいシンプルで構いません。例えば、「次は、田中さんから、数字についての説明です」と言って終われば、田中さんはスムーズに話を始められます。
リハーサルをする：リハーサルとは、共同プレゼンターと一緒に、実際に声に出して話すことです。リーダーシップ・コンサルタントであり、熱心なパブリックスピーカーである Alain Hunkins 氏によれば、「リハーサルのポイントは、脳内のアイデアを口の筋肉に結びつけること」だそうです。彼は、プレゼンテーション全体のリハーサルを少なくとも 6 回行うことを勧めています。これは、ビデオ会議でプレゼンをする場合は特に重要ですが、たとえ録画する場合でも、ビデオに撮る前にプレゼンを実際に行うことは役に立ちます。
視聴者の反応を予測する：参加者に応答する際、あなたと共同プレゼンターは同じ立場にとどまり、互いに話しすぎないようにするとよいでしょう。共同プレゼンターとともに、参加者から予想される質問やコメントをリストアップしましょう。そして、どのように答えるか、また誰が答えるかについて話し合ってください。また、説明に役立ちそうなスライドを事前に準備しておけば、質問に応じてその場で臨機応変に見せることもできます。
共同プレゼンでは、チームの頭脳を活用し、より有益で魅力的なプレゼンテーションを行うことができます。一人でプレゼンをするよりも少し準備が面倒になるかもしれませんが、細部に注意を払い、慎重にパートナーを選べば、より効果的でダイナミックなプレゼンテーションになります。
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