NTTコムウェア：録画ビデオの活用で、働き方を変革

新型コロナウイルスの影響により、世界中の企業がリモートワークを取り入れ、働き方が大きく変化しました。日本も例外ではなく、NTTグループは 2022 年、リモートワークを基本とする新しい働き方を導入しました。しかしコミュニケーションとコラボレーションの進化が求められる中、リモートワークがもたらす「多すぎる会議」問題に直面。この課題に対応するため、NTTコムウェアは mmhmm の活用を推進しています。その経緯や効果について、ドコモシステム事業本部クラウドビジネス部の以下 4 名にお話を伺いました。

• 部長　松木彰氏（画像左上）
• セールスサポート部門長　澤井浩一氏（画像右上）
• セールスサポート部門　担当部長 山村 一郎氏（画像右下）
• クラウド戦略部門　渡邊明日香氏（画像左下）

mmhmm 導入のきっかけ

松木彰氏がこう説明してくれました。「dDREAMS（クラウド型企業情報システム）や letaria（Web 会議ツール） など、デジタル化に対応した仕組みは社内にすでに整っていたのですが、オフィスで対面で行う会議の補完的な位置づけであり、あまり活用されていませんでした」。

「オンライン会議では言葉だけでは正確に伝わらないこともありますが、絵を見せると一発で分かる。mmhmm を使えば資料なども簡単に見せることができるので、シンプルに『これはいいな』と思いました。」（松木氏）

一方、松木氏をきっかけに mmhmm を知った他のメンバーは当初、mmhmm を、オンライン会議で自分の後ろに映ってしまう部屋を隠すためのバーチャル背景ツールとして使い始めました。しかし、コロナ禍でビデオ会議が劇的に増加する中、資料を画面共有する際に、会議参加者に「資料のみ」しか映すことができないという問題に直面。 松木氏の直感どおり、mmhmm を使うと資料とともに自分の映像も出すことができ、感情や熱量も伝えられ、伝えたいポイントがより理解されるようになることに気付いたと言います。

非同期コミュニケーションの推進

澤井浩一氏には、こうした変化の中で気づいたことがありました。「リモートワーク中心になってきた頃、オンライン会議で何をやっているかといえば、一人の人が話をして、後の人はそれを聞いているという「報告」や「周知」がほとんど。そのために時間を取られるのはおかしいと思ったんです。録画ビデオを見る方式なら、人の時間をむやみに奪わないし、リアルタイムに参加する必要がない。また、伝える側としても、録画をすれば同じ内容を常に同じクオリティで正確に伝えられると思いました。」

こうして、会議から録画へのシフトという「非同期」のコミュニケーションが推進されました。好きな時に好きな速度で動画を見ることができるため、社員の生産性アップにも繋がっています。

山村一郎氏は具体例を挙げてくれました。「新人研修も改善しました。発表者に何度も同じ内容を話してもらう必要はなく、動画を見てもらうだけ。また見る側も、1.5 倍速で見たりして時間を節約できますし、理解できなければ再度見ることもできます」。

「非同期コミュニケーションは事前に録画できるメリットもありますが、時間調整が大変だった部門全体会議のスケジューリング作業が減ったのが大きいです。全員に周知したい内容の場合、一人でも欠席していたらその人のためにもう一度説明する必要があり、とても面倒でした。録画ビデオなら、いつでも見ていただけます。」（山村氏）

「mmhmm で事前に録画した動画をビデオ会議中に流したことがあるのですが、事前に録画されたものだと気づかれませんでした。実のところ、同じ格好、位置でやれば、ライブで話しているものとほぼ見分けがつかない。オンラインでの商談中に、例えば頻繁に同じ製品の説明を求められて何回も説明するのは苦痛ですよね。そういう時は事前に録画したものをサっと流せばいい。応用の仕方はたくさんあります。」（松木氏）

今では社内で共有されている動画が 100 本を超え、毎週 1 〜 2 本の新しい動画がアップロードされているそうです。

相手の立場に立てるようになり、プレゼンの質が向上

mmhmm の導入により、他にも効果がありました。オンラインでの社内勉強会や営業活動が一段洗練されたものになったほか、業務マニュアルや研修用ビデオだけでなく、稟議申請にも補足資料としてビデオを活用する文化が醸成されました。テキストだけでは伝わりにくいニュアンスをビデオ化することで、わかりやすさと伝わりやすさが大幅に向上したのです。

さらに、録画を活用すれば、対面のプレゼンが苦手な人でも、人目を気にせず、撮り直しが可能。また、相手の立場に立ってどうやって発信するべきかを深く考えるようになり、プレゼンそのものの質、そして発信力が強化されるという副次的効果もありました。

「私は発表が得意なほうではありません。対面でのプレゼンでは頭の中がパニックになることもあります。それならば、あらかじめ台本を用意するほうがいい。私の場合、スクリプトそのものを mmhmm に表示して、ニュースキャスターがプロンプターを読むようにやっています。また、『どうやったらより伝わりやすくなるか』『どういう絵を見せたらいいか』を考えるようになり、自分の考えを整理にするのに役立ちます。何より、プレゼン作成アプリで凝ったスライドや、文字が詰まったスライドを作らなくなりましたね。これは喋った方がいい、これは見せた方がいい、これは図を見てもらえばいいんだから説明をだらだら書く必要がないーそういう考え方になり、資料作成にかかる時間が効率化されました。」（澤井氏）

従来からのビデオ作成業務や文字起こしなどの後処理も劇的に軽減

社内では、mmhmm 以前から動画作成をするケースもありましたが、これらの動画制作の負担もが、mmhmm の導入で劇的に軽減しました。渡邊明日香氏は次のように語ります。「営業に取り扱い製品をより理解してもらうためなど、これまで、社内向けの動画を多く作ってきました。以前は社内スタジオで撮影を行っており、機材の設定なども大変でしたし、動画編集アプリを使う作業にも時間がかかっていました。mmhmm を導入してからは、字幕も mmhmm で自動生成され、トリミングもできるので、複雑な編集が必要なければ mmhmm だけで済んでしまいます。また、重い動画の別拠点との共有はこれまで悩みの種でしたが、URL を共有するだけで相手に動画を見せられるのは画期的でした。現在は社内向けの動画制作全般で mmhmm を使っています。」

「営業からの要望で作る動画もあるのですが、これまでは制作に １ ヶ月くらいかかっていました。それを、mmhmm を使って営業で一番プレゼンがうまい人に協力してもらい、それを録画する形にしたんです。絵コンテさえ出来上がれば、あとは撮影半日で終了です。」（山村氏）

「mmhmm のスライドが、絵コンテそのものなんです。スライドを作っていくと、動画の構成が出来上がってしまう。あとは撮影するだけになるのがすごい。」（松木氏）

「社内向けのライブで行うオンライン会議で、幹部の発言を社内の告知ページ掲載用に、後で別のスタッフが文字起こしするという作業がありました。確認のため文字起こしした原稿を送ってくれるのですが、『自分こんなこと言ってたのか、分かりにくいな』と思い、当然直す。そして、直しているうちに、『いや、むしろこういうことが言いたかった』というところが出てくる。だったら、最初から自分で mmhmm で何回か撮り直しながら推敲すればよかった。字幕も自動でつくので、時間もかけて文字起こしする必要もなくなる。今は mmhmm 録画をそのまま社内の告知ページに共有しています。話もより伝わるようになるし、本人も楽になるし、関わるスタッフも楽になる。要は、楽をしたいんですよ。そこは力を入れるところじゃない。その時間を、何かもっと別なことに使うべき。」（松木氏）

NTTコムウェアで mmhmm をお使いのエリア

（同期・ライブ）

• 商談・営業活動
• 社内勉強会社内
• イベント・キックオフ
• 社外向け講演
• その他普段のビデオ会議

（非同期・録画）

• 社内報告・周知案内
• 業務マニュアル
• 社内イベントや社内勉強会のアーカイブ
• 新人研修
• 社内稟議の補足資料

mmhmm 使用のメリット

プレゼンターにとってのメリット:

• 資料とともにプレゼンター表示で熱量・理解力アップ
• 一回のみの録画、何度も同じ話をせずに済む
• 撮り直し、編集が簡単
• 人前での実演なしに、個人で録画できる
• 実際の部屋を隠せる

視聴者側にとってのメリット:

• 速度を早めて視聴して、時間節約
• いつでも、何度でも視聴可能
• 会議参加者の時間調整が不要（非同期で情報共有）

最後に

mmhmm を活用している NTTコムウェアの皆さまから、最後に、この記事を読んでいる皆さまに伝えたいことを伺いました。

「動画に慣れましょう。そして、表現することに慣れましょう。私自身も、かなり練習していますが、それでも『もっとよくできたはずだ』と思うことがあります。自分の生のプレゼンを撮影してもらって振り返るという人は少ないと思いますが、録画されたmmhmm のプレゼンは必ず確認することになるでしょう。そうすると自分のプレゼンの改善すべき点に気づきます。自分のプレゼンを見ることで、聞き手がどう感じるかを知ることができ、自らのスキルアップに繋がります。また、みんなが録画を活用するようになると、会議が効率的になって、ゆくゆくは「そもそもなんでこの会議をやってるんだっけ？」となるはず。録画ビデオを見て、後で質問をすればいい。今はまだその転換期。mmhmm は転換期のいいきっかけを作ってくれたなと思っています。」（松木氏）

「mmhmm を活用するようになって、確かにライブの会議が減ったなという実感があります。非同期になった会議は、録画する時間は必要ですが、会議に臨む際の資料作りは楽になりました。mmhmm は今や欠かせないツールです。私たち NTT グループの働き方がオンラインコミュニケーション中心となる一方で、社会的には出社する人たちもまた増えていることも事実です。そんな中で私たち NTTコムウェアは、リアルとバーチャルを組み合わせて働ける環境が整ってきているということ、そして、この両方を組み合わせて実践している私たちの働き方を、今後も発信していきたいと思っています。」（山村氏）

mmhmm は、新しいワークスタイルを実現するための強力なツールです。リモートワークやハイブリッドワークを目指すすべてのチームにとって、より効率的で、よりクリエイティブなコミュニケーションを実現する助けとなります。

mmhmm のチームでの活用をお考えの方は、営業までお問い合わせください。