全社会議は、時に、経営者から社員への一方的なコミュニケーションとなり、退屈なものになることがあります。そこで、事前に準備がしやすく、参加者全員が参加しやすい、よりよい会議の方法を考えました。私たちはこの 1 年間、より説得力があり、魅力的なバーチャル全社会議を実現するため、さまざまな実験を行ってきました。
ここでは、優れた全社会議用ビデオを作るために私たちが学んだ 5 つの教訓をご紹介します。
ビデオは対面ミーティングとは別物
ミュージックビデオがコンサートの代用品でないのと同じように、ビデオによる全社会議は対面の全社会議の代用品ではありません。ビデオにはビデオの良さがありますから、ビデオの持つ特性を上手く活用する方法を考えましょう。
すべてを事前に録画
全社会議は必ずしもライブで行わなければいけないわけではありません。事前に録画するのであれば、都合のよいときに撮影できます。生放送でないからこそ、完璧なプレゼンテーションをすることができます。
30 分以内に収める
人々の注意を引き続けるのは難しいことです。例えば、多くのテレビ番組は 30 分以内です。一方、簡潔であることは常に歓迎されますが、短すぎるのも良くありません。10 分未満の場合、あまり意味がないと感じられる恐れもあります。
タイムリーなトピックに焦点を当てる
全社会議はその会社の姿をそのまま表すものです。今、自分たちに関係があり、また、社員全員に関係がある情報を伝えましょう。そして、新入社員の入社を祝いましょう。経営陣が会社全体の重要なトピックを取り上げる機会を作り、また、各チームに登壇してもらい近況や取り組んでいることを共有してもらいましょう。
仕事の枠を超える
ただ単に仕事の報告を行うのではなく、工夫して仕事以外の話をしましょう。重要な祝日に敬意を表したり、同僚に登場してもらいゲームやクイズに参加したりする時間を作りましょう。
ボーナス：エンゲージメントの促進
もう一つの教訓は、「全社会議ビデオは会話のきっかけになる」ということです。視聴者が反応を共有し、情報を追加し、楽しみ、そして企業カルチャーを作り上げることができるように、チャットスレッドを開いてリアルタイムのコラボレーションと参加を呼びかけましょう。
これらの提案が、みなさんのチームにぴったり合ったバーチャル全社会議を行うための一助になると嬉しいです。次回の全社ミーティングを mmhmm で録画して、通常の会議より録画版の方が好きか、ぜひチームに聞いてみてください。楽しい全社会議を！